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广州市黄埔区人大常委会机关档案综合管理规定

作者:广州市黄埔区人民政府   发布时间:2016-09-12

广州市黄埔区人大常委会机关

档案综合管理规定

201662日黄埔区一届人大常委会第十二次主任会议通过)

第一章

第一条为加强区人大及其常委会机关(下称本机关)的档案工作,推动机关档案管理规范化,根据《中华人民共和国档案法》等法律法规的有关规定,结合本机关实际,制定本规定。

第二条 本机关的档案是指区人大及其常委会履行宪法和法律赋予的职责,在各种会议、活动和机关日常工作中形成的对国家和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条档案工作是常委会机关工作的组成部分。各部门要将档案工作列入日常工作范围,认真遵守和执行档案管理的法规和制度,维护档案的完整和安全,定期向档案管理部门或档案员移交应归档的材料,集中统一管理。

第二章档案综合管理体制、机构及其职责

第四条 本机关的档案工作由区人大常委会办公室统一领导,业务上接受区档案局的指导。办公室设立机关综合档案室,具体负责本机关档案的综合管理(人事档案除外)。

机关各工委、办(下称各部门)应指派工作人员具体负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作。

档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识。

第五条机关综合档案室的主要职责:

(一)贯彻实施档案工作的法律、法规及上级档案行政管理部门制定的档案工作规定。

(二)制定本机关档案工作计划,建立健全本机关档案工作的规章制度。

(三)指导、监督机关各部门的档案材料立卷归档工作。

(四)负责本机关各种门类和载体档案的接收、归档、保管、保密、统计、鉴定、移交、销毁等工作,并积极提供利用。

第六条在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的部门或个人,由区人大常委会机关给予表扬或奖励。

第三章档案综合管理范围及保管期限

第七条本机关在工作、活动中形成的各种门类、载体的档案,均属综合管理范围。包括:

(一)文书档案:区人民代表大会、区人大常委会、办公室、各工委、依法治区办在各类会议和公务活动中形成的具有保存价值的文件材料。

(二)基建档案:本机关兴建办公楼、宿舍楼工程及由本机关立项主管的工程项目从立项到竣工全过程形成的文字、图表材料。

(三)设备档案:本机关购置的贵重设备(空调、电梯、办公自动化设备、汽车等)的文字、图表材料。

(四)会计档案:本机关财务部门在各项会计核算活动中形成的会计凭证、账簿和财务报表等会计核算专业材料。

(五)声像档案:反映本机关重要会议和活动,具有保存价值的声像材料,包括照片、底片、录音带、录像带、光盘等。

(六)实物档案:本机关或本机关各部门获得的荣誉(证书、奖旗、奖杯)、外事活动中赠送的纪念品、中央国家领导人题词、机关各类印章等。

(七)业务档案:本机关在调研考察、办理各级人大代表提出的建议意见、公民来访、依法治区活动中形成并具有保存价值的各种载体形式的记录。

第八条 档案的保管期限分为永久、30年期和10年期三种。

第九条确定保管期限原则:

(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌,对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案,保管期限列为永久。

(二)在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的档案,保管期限列为30年期。

(三)在一定时间内对本机关有参考利用价值的档案,列为10年期保管。

(四)永久、30年期、10年期保管的档案由本机关综合档案室集中统一管理。

第四章        档案的收集、整理、立卷、归档

        第十条属本机关综合管理的档案,必须按有关规定收集、整理、归档,任何部门和个人不得据为己有。

第十一条本机关的全部档案为一个全宗,全宗内各种门类档案材料,由办公室负责收集、整理、归档。各部门应予以支持和配合,及时将需要归档的档案移交综合档案室进行归档。

(一)文书档案由各部门根据各自职责收集整理,每半年移交综合档案室归档。

(二)基建档案由办公室行政科收集整理,在基建项目完成后移交综合档案室归档。

(三)设备档案由办公室行政科收集整理,每半年移交综合档案室归档。

(四)会计档案由办公室行政科收集整理,每半年移交综合档案室归档。

(五)声像档案由各部门根据各自职责收集整理,注明产生时间、内容、摄录人员,每半年移交综合档案室归档。

(六)实物档案由各部门在接受实物后移交综合档案室保管。

(七)业务档案由各部门根据各自职责收集整理,每半年移交给综合档案室归档。

第五章        档案保管与利用

第十二条 本机关设立专门库房保存各类档案;库房要符合有关规定标准,配备必要的档案保护与管理设备。

第十三条本机关综合档案室要定期对档案保管状况进行检查并作记录,发现问题及时解决,确保档案安全。

第十四条严格遵守库房管理制度,注意保守国家秘密,库房保持整洁卫生。

第十五条机关综合档案室要积极开展档案的编研工作,根据国家档案局《全宗卷规范》建立全宗卷,编写本机关的全宗指南、有关档案的检索目录和参考资料,及时提供档案利用,为机关各项工作服务。

第十六条利用档案必须办理登记手续,填写档案利用效果登记表。

第六章档案的鉴定和销毁

第十七条根据档案管理的有关规定,制订本机关各种门类、载体档案的保管期限及档案鉴定销毁制度。

第十八条成立机关档案鉴定小组,定期开展档案鉴定工作,并提出保存或销毁意见。

第十九条 经鉴定需要销毁的档案,必须登记造册,经分管的办公室负责人批准,由两人监销,并在销毁清册上签名。

禁止擅自销毁档案。

第七章     档案的统计、移交

第二十条机关档案室要按规定及时接收本机关各部门的文件材料,并做好归档材料的接收登记。

第二十一条建立档案统计制度。机关档案室每年要对本机关的档案工作进行统计,并按要求及时报送区档案馆。

第二十二条按规定定期将本机关需永久保存的档案向区档案馆移交,并办理移交手续。

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