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黄埔区国家档案馆部分婚姻档案数字复制件及电子目录整改项目询价公告

信息来源:黄埔区国家档案馆 发布时间:2021-04-14 浏览量:-
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       我馆现有采购项目:黄埔区国家档案馆部分婚姻档案数字复制件及电子目录整改项目,邀请贵单位进行报价,通过综合比价后确定实施单位。现就报价有关事项说明如下:

       一、项目概况

       项目名称:黄埔区国家档案馆部分婚姻档案数字复制件及电子目录整改项目

       二、具体要求

       (一)项目限价:报价不得超过13万元,超过13万元的报价为无效报价;报价应包含履行合同时所需的全部费用。

       (二)资质及报价要求:具备档案中介服务资质,并在县级以上档案局有备案。报价要求参考见附件1。

       (三)递交文件要求:需提供单位资质证书、营业执照或事业单位法人证书副本等有效资质证明文件(复印件,原件备查)、法人授权委托书及报价函。所有资料需加盖公章,并全部密封包装后盖骑缝章。报价文件中的所有材料内容(复印件、截图证明等)须清晰可见,模糊不清晰的则当无效材料处理,报价文件一式一份。

       (四)工作内容包括但不限于以下内容:

         1.对我馆已有电子档案进行整理归档。

目前我馆共有78(T1-T4)、79、80、81、83、84、85号等全宗婚姻档案有数字复制件约25.1万张,目录约4.4万条,存在的问题主要有:电子目录与数字复制件未一一对应;电子目录格式和部分图片编号不符合挂接要求;电子目录与纸质档案目录未一一对应,并可能漏扫部分(估算3%以内)页码。需按以下要求进行校对和整改:

       (1)以现有纸质目录为依据,对已有机读目录进行校对和完善,增加缺失字段信息,确保符合黄埔数字档案馆服务平台挂接要求。

       (2)对图像逐一校核清晰度和完整性,不符合要求的需重新数字化,确保数字复制件与纸质档案一一对应,不缺漏、不重复。

       (3)数字复制件存储为单页JPG格式,并以档号与图像流水号的组合对图像命名。

       (4)以纸质档案目录数据库为依据,认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同,图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致,图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。 

       (5)数字复制件以文件夹存储,文件夹应按档号分级分层建立,文件夹的命名分别为全宗号、目录号、案卷号。核对案卷级文件夹内数字复制件件号不得缺漏或重复。

       (6)所有数据需在信息技术部指定办公场所和电脑上进行,禁止将数据带出办公场所。

        2.对我馆已整理好的数字复制件进行挂接。

       (1)对上述7个全宗婚姻档案数字复制件和目录进行整理后,在黄埔数字档案馆服务平台进行挂接,确保实现机读目录、数字复制件与档案实体一一对应,挂接后进行检查,确保准确率100%。

       (2)数据备份。对整改好的数据在硬盘上备份2份,移交我馆保存。其中一套用于异地备份,另一套为本馆永久保存,日常查阅利用在黄埔数字档案馆服务平台系统进行。

        3.对我馆已上载系统的婚姻档案电子数据进行校对。

对已上传数字档案馆平台的7.32万条婚姻档案电子数据进行校对,对发现的错漏进行修改和完善,确保目录与档案实体一一对应。

        4.项目完成时限。

        计划5月初完成采购招标,签订合同,2021年11月底前完成整理整改,2021年12月底前完成验收。

       (五)递交文件时间:2021年4月21日上午12时前,逾期送达的响应文件恕不接收。

       (六)开标时间:具体时间由黄埔区国家档案馆根据工作安排决定。评标结果在网上公示。

       (七)递交文件地点:黄埔区开萝大道8号301室(联系人:梁燕莉,联系电话:82378598)。

        我馆将根据各单位的资质和报价,在满足资质要求的单位中,选定综合评分最高的一家单位完成黄埔区国家档案馆部分婚姻档案整理项目。

       

附件1 综合评分细则.docx

                  

附件2 报价单模板.docx


                                                                                                                                                             广州市黄埔区国家档案馆

                                                                                                                                                                   2021年 4 月14日



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