第一章 总则
第一条 为规范馆藏档案查阅利用,充分发挥档案作用,更好地为社会各界提供档案服务,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法实施办法》《国家档案馆档案开放办法》《广东省档案条例》《广州市档案管理规定》等法律、法规和规定,结合本馆实际,制定本制度。
第二条 本制度适用于黄埔区国家档案馆、广州开发区档案馆向社会提供馆藏档案查阅利用工作。
第三条 本制度所称档案查阅利用是指档案的阅览、复制、摘录。
第四条 本制度所称查阅利用本馆馆藏档案的单位和个人,简称为利用者。
第五条 本制度所称开放档案,是指本馆按照法定权限将形成时间达到一定年限、无需限制利用的馆藏档案,经过法定程序向社会开放的档案。非开放档案是指未到开放期限,或已到开放期限,依法鉴定为不开放的档案。
第二章 馆藏开放档案的查阅利用
第六条 中华人民共和国公民和组织,持有介绍信(注明身份、利用目的和查档内容)、身份证或工作证,可查阅利用本馆保管的开放档案。
外国人或者外国组织查阅利用本馆已开放的档案,须持本人护照及我区外事主管部门介绍信(注明身份、利用目的和查档内容),并经本馆主要领导批准。国家另有规定的除外。
第三章 馆藏非开放档案的查阅利用
第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民个人查阅利用非开放档案(不含涉密档案),受委托查阅档案者或公民个人须持有档案移交单位(原档案移交单位已撤销的,由承担其相应职能的单位出具)的介绍信(注明身份、利用目的和查档内容)、身份证或工作证。
机关、团体、企业事业单位和其他组织查阅利用其他单位移交的非开放档案还须提供原档案移交单位的同意查档函(原档案移交单位已撤销的,由承担其相应职能的单位出具同意查档函)。
第八条 国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察机关、审计机关因工作需要查阅利用非开放档案(不含涉密档案),受委托查阅档案者须持介绍信(注明身份、利用目的和查档内容)、身份证或工作证,并经本馆主要领导批准。
第九条 机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民查阅利用涉密档案,涉及个人隐私的档案,涉及单位合并、分立、撤销后归属不清的档案,除须持有本制度第七条、第八条规定的材料外,还须经本馆主要领导批准。
第十条 婚姻登记机关可查阅利用其本机关移交的婚姻登记档案。
婚姻当事人持有合法身份证件,可查阅本人的婚姻登记档案;婚姻当事人因故不能亲自查阅的,可授权委托他人代为查阅,授权委托书应当经公证机关公证。
国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关、纪检监察机关、审计机关因工作需要可查阅婚姻档案,受委托查阅档案者须持单位介绍信及本人身份证或工作证;律师及其他诉讼代理人在诉讼过程中,持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可查阅与诉讼有关的婚姻登记档案。
其他组织和个人要求查阅他人婚姻登记档案的,在证件材料齐全,确认其查阅利用目的合理的情况下,并经本馆主要领导批准,可查阅利用。
查阅婚姻档案的其他未尽事宜参照国家民政部和国家档案局印发的《婚姻登记档案管理办法》执行。
第十一条 已故人员档案的查阅利用者应当为查阅利用单位正式党员干部,并须持区组织人事部门开具的《查阅干部档案审批表》(《查阅职工档案审批表》),及本人身份证或工作证。
查阅干部档案的其他未尽事宜参照中央组织部和国家档案局印发的《干部档案工作条例》执行。
第十二条 本馆档案查阅利用岗工作人员在符合查阅利用规定前提下,经其所在部门负责人批准,可提供以下档案的查阅利用:
(一)档案移交单位同意查阅利用的非开放档案。
(二)档案移交单位分管档案工作的领导签署同意利用的会议记录。
(三)婚姻档案。
(四)已故人员档案。
第四章 馆藏档案的摘录、复制和公布
第十三条 档案查阅利用者进行专题研究、编史修志等需大量复制档案的,须持有关批准文件、研究或编修大纲,并经本馆分管领导批准。
第十四条 涉密档案不得擅自摘录、复制和公布。经批准复制涉密档案材料形成的复制件应当视同原件进行保密管理,摘录形成的涉密载体应当按照保密规定定密并加强管理。
第十五条 本馆全部档案属于国家所有,由本馆依法公布,未经本馆同意,任何组织和个人无权公布。利用者在著作中摘录、引用本馆馆藏的档案,应注明“该档案由广州市黄埔区国家档案馆、广州开发区档案馆提供”或“引用广州市黄埔区国家档案馆、广州开发区档案馆馆藏档案”字样,并注明档案号。
第十六条 本馆公布权限范围内已解密的涉密档案,其档案原件、复制件和数字图像等均不保留国家秘密标志,对国家秘密标志以及属于敏感信息的内容,应作删除、遮盖等处理。
第十七条 与本馆合作开展有关项目,如利用本馆馆藏档案拍摄影像资料、展览、编研出版物等,须持合作单位介绍信、本人身份证或工作证,并经本馆分管领导批准,同时与本馆签订合作协议,承诺在利用目的之外不另作他用,并在显著位置标注该项目为与我馆合作开展,出版、发行成果须向我馆移交一套。
第十八条 利用本馆馆藏档案独立拍摄影像资料、展览、编研出版物等,须持单位介绍信、本人身份证或工作证,并经本馆分管领导批准,同时与本馆签订协议,承诺在利用目的之外不另作他用,出版、发行成果须向我馆移交一套。如利用本馆馆藏档案数量超过展品或素材的五分之一(含),应当注明与我馆合作。
第十九条 未经本馆同意,不得以任何形式对非开放档案内容进行再行复制、陈列展出、转借、公布,不得以任何方式将非开放档案复制件传递、携带、邮寄、通过互联网传输等方式出境。
第五章 附则
第二十条 为保护档案原件,本馆已数字化处理的档案,原则上不提供档案原件查阅利用。
第二十一条 利用者须遵守《中华人民共和国档案法》等有关法律法规及本馆公布的各项规定,严禁折叠、批注、涂改、勾划、撕页、拆散、剪裁、污损、抽出等损坏档案的行为。如有违反,将追究法律责任。
第二十二条 档案原则上不外借。机关、团体、企业事业单位和其他组织确需借出档案使用的,应当提出书面申请,说明理由,经申请单位分管档案工作的领导及本馆主要领导批准,并严格履行登记手续,限期归还。借出档案不得擅自转借他人。
第二十三条 其他未尽事宜参照国家、省、市有关规定执行。
第二十四条 本制度自印发之日起实施。原《黄埔区国家档案馆、广州开发区档案馆馆藏档案资料查阅利用管理办法》同时废止。
2023年4月20日