我馆现有采购项目:黄埔区国家档案馆档案目录校对修改、补录及挂接项目,现公开向社会询价,通过综合比价后确定实施单位。欢迎符合资格条件的供应商报价。现就报价有关事项说明如下:
一、项目概况
项目名称:黄埔区国家档案馆档案目录的校对修改、补录及挂接项目。
二、项目内容
按馆方要求,协助、配合保管利用编研部完成档案目录的校对修改、补录及挂接相关业务工作,包括且不限于以下工作:
合同签订后三个月内完成对会计档案和其他不扫描的如实物、已故人员、计生、股份、设备、基建等各类专门档案及区委政法委全宗的档案目录(初步估算约20万条)进行校对修改、补录及挂接工作。
三、具体要求
(一)以档案实体内容为依据,按馆方要求对档案的纸质目录、电子目录按《档案著录规则》(DA/T 18-1999)、黄埔数字档案馆服务平台要求进行核对修改、补录及挂接。档案实体内容及其纸质目录、电子目录需三者一一对应,电子目录要在系统中录入或挂接,完成不少于20万条目录,三者之间可相互查找并追溯;分类清楚,台账明晰、规范。
1.无纸质目录、电子目录的,在黄埔数字档案馆服务平台进行补录,并打印一式一套符合要求的纸质目录,装订编制成册目录夹。
2.无纸质目录、有电子目录的,校对电子目录后,将电子目录导入黄埔数字档案馆服务平台,并打印一式一套符合要求的纸质目录,装订编制成册目录夹。
3.有纸质目录、无电子目录的,在黄埔数字档案馆服务平台进行补录,因著录不规范、不正确修改过条目的,重新打印所在页替换原目录页。
4.有纸质目录、电子目录的,以档案实体内容为依据对目录进行核对、修改,因著录不规范、不正确修改过条目的,重新打印所在页替换原目录页。
5.档案实体内容及其纸质目录、电子目录需三者一一对应,本次项目完成不少于20万条目录,三者之间可相互查找并追溯。若实际核对修改、补录条数超出总条数5%之内的,不再另行收费。
(二)目录校对、修改、著录要求
对照档案实体内容核对纸质目录和电子目录的所有项(包括案卷号、顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、保管期限、备注项等),有误的则在馆方管理人员指导下进行更正,保证其正确、完整且与实体文件一一对应。
1.文件题名:即文件标题。没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号“[ ]”。如任免通知中涉及多人任免的,题名中应补充所有被任免人员的名单,会议纪要应补充所有议题等,如遇到题名太长,有字数限制等特殊情况,需向馆方管理人员反映,商定解决方案后再进行著录。
2.责任者:责任者分为团体责任者和个人责任者。机关团体责任者必须著录全称或规范的简称,并保持前后一致;个人责任者一般只著录姓名。当有多个责任者时:发文单位、立档单位、上级主管部门是责任者的必录项。被省略的责任者用“[等]”表示。录入多个不同责任者必须用“/”分隔开。例如:张三/李四/王五。
3.文号:要求照实抄录,填写完整齐全(没有文号的可不填)。
4.文件时间:文件的形成时间,以国际标准日期表示法标注年月日,如20210101。如文件时间没有月和日,只有年份,则分别用“00”代替月和日,例如:“20210000” 。如文件时间没有日, 只有年和月, 则用“00” 代替日, 例如“20211100”。
5.页号:填写首页页号即可,但每卷最后一份文件的起止页号都要填写。应在页码后加“-”标示本卷结束,例如:“99-100”。如最后一份文件只有一页也须用“-”表示结束,例如:“99-99”。
6.页数:每一件归档文件的页面总数。文件中有图文(指与文件内容相关的文字、图画等)的页面为一页,空白页不计。大张的文件或图表折叠后,仍按未折叠前有图文的页面数计算页数。
7.档案类型:按实际选择。
8.全宗号:输入时必须采用4位数,原黄埔区馆的在前面加“0”,补齐4位数;原萝岗区的在前面加“L”,并在“L”后面加0,补齐四位数。
9.保管期限:按档案实际的保管期限著录。
10.目录号/年度:组卷整理的文件,按档案目录本上的目录号著录,分别用“A1.X、A2.X、A3.X”表示,“X”为目录的流水顺序。归档文件按文件归档的年份著录。
11.顺序号/件号:组卷整理的文件著录顺序号,必须采用3位数,不足3位数须在前面补“0”, 例如:“15”应为“015”。归档文件著录件号,必须采用4位数,不足4位数须在前面补“0”, 例如:“15”应为“0015”。单份文件拆分为多条文件著录时,在顺序号或件号后加1、2、3表明拆分顺序。
四、数据备份及相关要求
(一)档案目录数据按档案全宗以文件夹存储,并做好分类登记,台账清晰、规范,项目结束全部移交馆方。
(二)项目实施需在馆方指定场所进行,由中标方根据项目工作量和进度自行调配项目人员(为确保工作进度,需配备至少12人进场工作),并自备台式电脑。中标方在项目实施过程中只可使用馆方提供的移动存储设备进行存储数据和备份,并在项目结束后将所有电脑的硬盘格式化后方可离场。
五、项目完成时限和验收要求
计划3月底完成公开采购招标,签订合同,合同签订后三个月内完成目录核对、修改、补录挂接内容,完成后经保管利用编研部抽查、问题整改合格后组织验收。
确定供应商后,由保管利用编研部与中标单位协商确定合同,报馆领导审批后,签署合同。合同各项内容完成后,由保管利用编研部牵头(信息技术部参与)组织验收,验收人员不少于2人。验收合格率要达到95%以上(含95%)时,给予以验收“通过”(合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%)。如有不合格的整理情况退回成交投标人重新处理,直至达到合格要求。
六、报价要求
(一)项目限价:报价单位须一次性报出不得更改的价格;报价总价不得超过45万元,超过45万元的报价为无效报价;报价应包含履行合同时所需的全部费用,应包括但不限于:人工、材料、设备、管理、临时设施、利润、税金、政策性文件规定及合同包含的所有风险、责任等各项应有费用。
(二)资质要求:具备档案中介服务资质,并在区、县级以上档案局备案。
(三)递交文件要求:需提供单位资质证书、营业执照或事业单位法人证书副本等有效资质证明文件(复印件,原件备查)、法人授权委托书及报价文件(具体报价要求参见附件《综合评分细则》)。报价单位应保证所提供的全部资料的真实性和有效性,一经发现有虚假行为的,将取消其参加询价或成交资格,并承担相应的法律责任。报价文件中的所有材料内容(复印件、截图证明等)须清晰可见,模糊不清晰的则当无效材料处理。
所有资料加盖公章,并全部密封包装后盖骑缝章。报价文件一式一份,并保证递交的文件材料能够在截止时间之前送达并签收。
(四)递交时间:2022年3月23日下午18时前,逾期送达的响应文件恕不接收。
(五)开标时间:具体时间由黄埔区国家档案馆根据工作安排决定,一般在收到标书后五个工作日内开标。
(六)递交地点:黄埔区开萝大道8号303-304室保管利用编研部(联系人:邱石香,联系电话:82111163)。
我馆将根据各单位的资质和报价,在满足资质要求的单位中,选定综合评分最高者为中标单位,中保单位另行签订合同,未中标单位不另行通知。
出现影响采购公正的违法违规行为或截止时间收到符合采购要求的供应商不足3家等情况,将自动终止此次询价采购活动,最终解释权归广州市黄埔区国家档案馆所有。
广州市黄埔区国家档案馆
2022年3月17日